Conduire une réunion n’est pas chose aisée. Vous avez peut-être déjà assisté à un meeting ennuyeux, et ne souhaitez pas faire subir le même sort aux personnes qui viendront à votre future réunion. Découvrez quelques astuces pour vous aider à animer une réunion avec succès.
Ne pas faire traîner la réunion
La première erreur à éviter lorsqu’on organise une réunion est de fixer une plage horaire trop large. Pour que les participants restent concentrés, votre réunion ne devrait pas durer une heure et plus. À vous de trouver la durée idéale en fonction de votre préparation en amont. Respectez également la durée que vous avez fixée initialement et que vous avez d’ailleurs annoncée aux participants. Abstenez-vous donc de tirer les choses en longueur, même si certains points n’ont pas été abordés. Retenir les participants une demi-heure de plus est une erreur à ne pas faire. Récapitulez les décisions prises. Et, s’il y a des sujets encore à discuter, il vaut mieux les reporter à un prochain rendez-vous. Pour cette raison, on vous recommande de commencer la réunion par les points les plus urgents ou les plus délicats.
Favoriser l’interaction
Si vous souhaitez retenir l’attention des participants, favorisez l’interaction durant la réunion. Il n’y a rien de plus ennuyeux qu’une réunion qui se résume à un cours magistral. Pour ce faire, utilisez des supports différents. Si possible, une présentation sur PowerPoint est à bannir. Préférez des logiciels plus innovants comme Klaxoon, ou encore Yellow. Ces outils numériques innovants vous permettent de réaliser des quiz durant la réunion, de lancer des sondages, etc.
Et, si vous suiviez une formation ?
Vous ne savez pas du tout par où commencer ? Ou encore, vous souhaitez être certain que cette future réunion soit une véritable réussite ? Inscrivez-vous à une formation en conduite de réunion. Celle-ci doit se dérouler en anglais ? Il existe aussi des formations en animation de réunion professionnelle en anglais. Ces formations de courte durée vous aideront à structurer de manière efficace vos réunions et aussi à gérer votre trac.
